Machine à affranchir le courrier : un gain de temps non négligeable
Las de courir les bureaux de poste et de patienter dans des files d’attentes interminables ? Grâce à la machine à affranchir le courrier, vos collaborateurs ne perdront plus leur temps précieux en tâches fastidieuses et sans valeur ajoutée. Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous pouvez envisager l’usage d’une machine à affranchir le courrier à partir de 10 plis quotidiens. La préparation et la gestion de vos envois en seront facilitées : plus de stocks de timbres à gérer, plus d’affranchissement manuel, et l’état de vos consommations est transmis automatiquement à la Poste. On peut évaluer le gain de temps à 1h30 par mois environ pour une moyenne de 20 courriers envoyés par jour et 5h par mois pour un volume mensuel de 600 courriers.
La maîtrise du coût d’affranchissement du courrier
- Affranchissement au juste prix : Avec une machine à affranchir le courrier, halte au sur-affranchissement ! En apposant sur votre courrier un timbre dont la valeur est surestimée par rapport au poids du pli, vous engrangez une dépense inutile qui dans le temps représente tout de même un montant important. En pesant votre pli ou votre colis sur le plateau balance de la machine à affranchir le courrier, vous avez l’assurance d’affranchir le courrier au juste prix et d’économiser de 10 à 12% de vos frais postaux si vous optez pour la tarification courrier classique, et près de 20% pour les tarifs économiques.
- Tarification privilégiée : si le montant de vos affranchissements est supérieur à 183€ par mois, la Poste vous fait bénéficier d’une réduction sur affranchissement de 1%. Par exemple, pour une lettre prioritaire de 20g, vous paierez 58 centimes d’euros au lieu de 60 centimes.
- Contrôle du budget courrier : vous pouvez adapter le tarif et la mention d’affranchissement à votre besoin (délais, type de courrier…), que ce soit pour l’envoi d’un pli recommandé ou d’un écopli. De plus, la plupart des machines téléchargent automatiquement les tarifs de la Poste actualisés.
- Suivi de vos dépenses : la machine pour affranchir le courrier vous permet également d’analyser vos dépenses. En effet, la Poste vous délivre un relevé périodique de votre consommation, rendu possible par une connexion entre la machine et les services de gestion informatisés de la Poste. D’autre part, en créant un compte par service par exemple, vous serez en mesure d’identifier quels sont ceux qui génèrent le plus de dépenses. Si vous disposez de surcroit d’une Machine à Affranchir Intelligente (MAi), vous bénéficiez du détail de vos envois par produit (poids, type d’envoi et de service).
- Facilité de trésorerie : Il peut s’avérer utile, comptablement parlant, de ne pas devoir faire l’avance de vos frais d’expédition, surtout s’ils sont élevés et représentent un budget important. Puisque vous n’achetez pas de timbres en amont, vous vous dispenser de l’avance de frais et n’immobilisez plus d’argent inutilement.
L’amélioration de votre image grâce à la personnalisation de vos courriers
Toutes les machines à affranchir le courrier permettent d’apposer sur l’enveloppe vos coordonnées, votre logo, ou un message particulier propre à votre activité ou à la période (promotion en cours, vœux de fin d’année…). Cette empreinte publicitaire appelée flamme véhicule une image de professionnalisme auprès de vos clients. L’enveloppe n’est plus un simple contenant mais devient également un support de communication. Le nombre de flammes mémorisables dépend du modèle de machine à affranchir le courrier.