La machine à timbrer a pour fonctions principales de vous permettre d’affranchir votre courrier sans avoir à vous déplacer et de vous aider à réaliser des économies. C’est la connexion entre le modem de votre machine à timbrer et le serveur automatisé de La Poste qui vous permet d’accéder à tous les services et options d’affranchissement proposés en bureau de poste :
- envois standard en France ;
- envois suivis en France et à l’international (avec preuve de dépôt et accusé de réception) ;
- courrier international ;
- envois de colis ;
- solutions de marketing direct (envois de communications publicitaires adressées).
Fonctionnement d’une machine à timbrer
La pesée : Il existe des modèles de machines à timbrer avec plateau de pesée intégré et d’autres reliés à une balance annexe. Dans un cas comme dans l’autre, chaque pli est pesé au gramme près, la promesse d’un affranchissement parfaitement juste. Les machines avec balance intégrée permettent de gagner encore plus de temps grâce au système de pesée différentielle : il suffit de déposer le courrier en tas sur la balance pour que celle-ci calcule le bon tarif d’affranchissement à chaque retrait.
- L’impression : L’utilisateur choisit sur le clavier ou l’écran de la machine les options d’affranchissement qui s’appliquent au courrier à envoyer (Colissimo, Chronopost, lettre prioritaire…). La machine à timbrer possède en mémoire tous les tarifs postaux, qui sont mis à jour par téléchargement chaque fois que La Poste les modifie. En fonction du poids et de la destination de votre courrier, la machine imprime sur l’enveloppe l’empreinte postale correspondant au tarif applicable.
- Le dépôt : Les options de dépôt de votre courrier diffèrent selon le type de machine à timbrer que vous louez, le volume de vos envois et les services postaux que vous utilisez.
- Si vous utilisez une tpMAc, vous pouvez déposer votre courrier dans n’importe quelle boîte aux lettres de la commune spécifiée dans votre contrat. Pour l’envoi de colis ou recommandés, vous devez toutefois vous rendre dans un bureau de Poste.
- Si votre consommation annuelle ne dépasse pas 100 000 €, vous avez la possibilité de déposer votre courrier, y compris vos envois recommandés, dans le bureau de Poste que vous aurez choisi comme « établissement de dépôt » et désigné comme tel dans votre contrat.
- Si vos dépenses annuelles sont supérieures à 100 000 €, vous devez déposer vos envois dans l’établissement d’attache indiqué dans votre contrat. On désigne par « établissement d’attache » le bureau de Poste responsable de la gestion de votre machine et de la prise en charge de votre courrier. Toutes les machines à timbrer sont rattachées à un établissement d’attache.
- La facturation : Vos dépenses d’affranchissement sont collectées chaque mois par télérelevé automatique. La facture de vos affranchissements – globale ou détaillée selon votre type de machine – vous est envoyée par la Poste le mois suivant. Ainsi, aucune avance de trésorerie n’est nécessaire. Vous pouvez régler cette facture par prélèvement automatique, par virement ou par chèque.