Machine à affranchir : ce qu’il faut savoir

Que vous envoyez 5 ou 500 courriers par jour, utiliser une machine à affranchir peut vous rendre bien des services, c’est en quelque sorte avoir les services de la Poste directement dans vos locaux. Non seulement vos collaborateurs pourront se consacrer à des activités plus rentables, mais en plus, vous réduirez vos coûts d’affranchissement du courrier de manière significative. Quel en est le principe de fonctionnement ? Quelles sont les bonnes raisons de vous doter d’une machine à affranchir ? Découvrez l’exemple réussi du Tour de France 2010.

Comment s’équiper d’une machine à affranchir

Vous avez décidé de vous équiper d’une machine à affranchir ? Avant de vous lancer, il convient de se poser un certain nombre de questions.

• Où s’adresser ? Selon la législation française, vous ne pouvez pas acheter de machine à affranchir. Vous devrez donc avoir recours à la location d’une machine, auprès de fournisseurs de machines à affranchir agréés par la Poste, qui vous accompagneront et vous conseilleront dans votre démarche.
• Quelle est la démarche à suivre pour souscrire un contrat de location d’une machine à affranchir ? Gérer une machine à affranchir revient à s’engager dans une relation tripartite entre votre société, le concessionnaire et la Poste.
• Quelle machine choisir ? Les concessionnaires proposent chacun toute une gamme de machines à affranchir dotées de fonctionnalités standards ou avancées. L’offre est segmentée en trois catégories :
  – les très petites Machines à Affranchir connectée (tpMAc)
  – les petites Machines à Affranchir connectée (PMAc)
  – les Machines à Affranchir Intelligente (MAi)
• Quelles sont les conditions de dépôt de votre courrier ? Elles varient selon le volume de vos envois, le type de courrier à poster et le coût d’affranchissement du courrier à l’année.

Evaluer votre budget

Pour avoir une idée globale du budget à allouer à l’acheminement de votre courrier, il faut prendre en compte plusieurs paramètres :

• La location de la machine à affranchir et les frais annexes (cartouches machine à affranchir, autres consommables, personnalisation de l’empreinte…)
• Les équipements complémentaires : vous pouvez automatiser l’ensemble du processus d’envoi du courrier et ajuster les tarifs d’affranchissement, grâce à des équipements additionnels (plieuse courrier, mise sous pli, plateau balance…)
• Le coût d’affranchissement du courrier