Vous avez décidé de recourir à une machine à affranchir. Le premier élément à prendre en compte, c’est que vous ne pouvez pas acheter cet appareil mais seulement procéder à sa location. En effet, son utilisation est particulièrement encadrée. Ainsi, le document contractuel établissant la location s’effectue nécessairement entre La Poste, le fournisseur (ou concessionnaire) de l’appareil et l’entreprise.
La législation des machines à affranchir
En France, il est obligatoire pour une entreprise souhaitant disposer d’une machine à affranchir le courrier de passer par un contrat de location. La Poste gère elle-même la distribution de ces appareils, dont elle est propriétaire, à travers un réseau de distributeurs agréés. Seuls les concessionnaires dûment habilités sont autorisés à vous louer une machine à affranchir. En contrepartie, vous vous engagez à leur verser une certaine somme par mois, en fonction du modèle et des options choisies.
L’établissement du contrat de location
En tant qu’entreprise, vous êtes amené à signer deux documents contractuels différents :
- L’un se fait avec le concessionnaire de la timbreuse et stipule les clauses relatives à la location et à la maintenance. Sa durée est généralement de 5 ans. Ce fournisseur met à votre disposition la machine.
- L’autre est signé avec La Poste et concerne les règles d’affranchissement. Il est intéressant de noter que La Poste est en mesure de vous demander un dépôt de garantie correspondant à deux mois de votre consommation constatée ou prévisionnelle. Ce versement est récupérable lors de la résiliation de l’accord contractuel.
Sa résiliation
Pour rompre votre contrat de location, il vous faudra nécessairement suivre plusieurs étapes :
- Envoi d’un courrier recommandé avec AR au fournisseur de la machine à affranchir : il est impératif de respecter le préavis précédant la date d’expiration du contrat de location;
- Envoi d’un courrier type indiquant la résiliation du contrat correspondant à la machine à affranchir : il est essentiel de bien renseigner le numéro du contrat d’affranchissement et la date.
- Remise de la machine à timbrer dans les jours suivant la fin du contrat de location.
Qui sont les fournisseurs ?
Seuls cinq fournisseurs sont habilités à vous louer une machine à affranchir : Satas, Neopost, Frama, Pitney Bowes et Francotyp. Ces affranchisseuses sont homologuées et disponibles en différents modèles qui répondent aux besoins en termes de volumes de courriers envoyés chaque jour.
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