Comment choisir sa machine a affranchir ?

Pour bien choisir sa machine a affranchir, il est indispensable de se poser les bonnes questions afin de cibler ses besoins car le marché est important et les offres sont nombreuses. En effet, La Poste a agréé 4 fournisseurs dont le leader est Neopost. Ils ont tous des gammes étendues qui se découpent en général en 3 catégories : les tpMAc, très petite machine a affranchir, les machines intermédiaires et celles destinées aux gros volumes.

Quel est votre volume d’affranchissement ?

D’après les normes établies, il y a trois types de machines a affranchir bien distinctes :

• Les tpMAc : très petites machines à affranchir connectées idéales pour des envois de 20 à 30 lettres maximum par jour.
• Les PMAc : petites machines à affranchir connectées conçues pour un volume quotidien allant de 15 à 50 lettres par jour.
• Les MAI : machine a affranchir intelligente, système le plus robuste et ayant une capacité de traitement allant jusqu’à 250 lettres par jour.

Vous devez donc choisir une machine a affranchir de la bonne catégorie pour une utilisation optimale des capacités de votre appareil.

Que devez-vous affranchir avec la machine ?

Les affranchisseuses peuvent proposer plusieurs types de solutions d’affranchissement :

• envois standards en France,
• envois sécurisés en France et à l’international (avec preuve de dépôt et de distribution),
• envois à l’international (pour les courriers et les paquets ne pesant pas plus de 2 Kg),
• envois de marchandises (pour les colis jusqu’à 30 Kg et les « Lettre Max » jusqu’à 2 cm d’épaisseur et 1 Kg),
• envois de mailings (courriers publicitaires adressés).

Pour l’affranchissement des enveloppes, la machine a affranchir imprime directement sur l’enveloppe. Certains appareils proposent, en plus, une fonction de distribution d’étiquettes pour les colis et les plis épais. Il est donc important, en fonction du type d’envoi que vous réalisez, de bien valider avec votre fournisseur lors de la demande de devis de machine a affranchir que le modèle que vous avez retenu prend en charge l’affranchissement de tous vos envois.

De quelles fonctionnalités avez-vous besoin pour votre affranchissement de courrier ?

Selon le modèle et le type de machine a affranchir, vous pouvez avoir des fonctionnalités différentes dont les plus répandues sont :

• l’impression de votre logo ou de votre texte dans la flamme publicitaire (à côté de la partie réservée à l’affranchissement),
• une gestion multi-comptes pour la facturation de l’affranchissement,
• la mémorisation de plusieurs travaux (selon le type d’enveloppe, vous ne configurez qu’une fois la zone d’impression, la machine le garde ensuite en mémoire)…

Ces fonctionnalités peuvent vous permettre de gagner du temps, d’améliorer la finition de vos envois de courrier… Il faut donc bien vous renseigner sur les caractéristiques de votre machine a affranchir et ses fonctionnalités avant de la louer pour être sûr de bénéficier de l’outil le plus adapté à vos besoins.

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