Location d’une machine à affranchir le courrier : mode d’emploi

Vous souhaitez faire l’acquisition d’une machine à affranchir (MA) afin de gagner en productivité et en coûts. En France, il n’est pas permis d’en acheter une : seule la location d’une machine à affranchir est possible. Vous devez pour cela vous adresser à l’un des cinq concessionnaires agrées par la Poste, habilités à vous en fournir une.

Choix de la machine à affranchir

Les fournisseurs proposent un panel varié de machines à affranchir parmi lesquelles il vous faudra choisir. Selon votre activité et votre volume d’envois, les concessionnaires vous dirigeront vers une des trois catégories de machines existant sur le marché (tpMAc, pMAc ou MAi) et vous feront une offre de location de machine à affranchir adaptée à vos besoins.
Attention, depuis le 1er octobre 2011, la Poste impose l’indication d’une mention postale pour les produits « Lettre prioritaire », « Lettre verte » et « Ecopli ». Vérifiez que votre machine est conforme à cette nouvelle directive et permet l’affichage de ces mentions sur vos plis.

Souscription du contrat de location d’une machine à affranchir

En souscrivant un contrat de location d’une machine à affranchir, vous vous engagez d’une part avec le concessionnaire, d’autre part avec la Poste :

• contrat de location-maintenance avec le concessionnaire : est inclus dans le contrat de location d’une machine à affranchir l’installation de la machine et la formation des utilisateurs. Le contrat stipulera les modalités de maintenance et d’assistance auxquels vous avez droit, ainsi que les options de personnalisation de l’empreinte publicitaire le cas échéant. Dans ce dernier cas, le concessionnaire vous facturera en sus le montant de la redevance postale, comprenant la part de la Poste.

• Contrat d’affranchissement avec la Poste : conformément aux modalités d’affranchissement conclues dans le contrat de location de machine à affranchir, il vous sera facturé chaque mois le montant total de vos affranchissements du mois précédent, augmentés éventuellement de frais de gestion mensuels et de frais exceptionnels. Le contrat désigne l’établissement gestionnaire de la MA, appelé établissement d’attache.
  Vos obligations envers la Poste consistent à affranchir les plis dans le respect des tarifs en vigueur et à effectuer le télérelevé de votre consommation périodiquement.

Installation de la machine à affranchir

Après formalisation de la location d’une machine à affranchir, vous ne pourrez procéder à son installation qu’après autorisation de la Poste. Si votre choix s’est arrêté sur une très petite MA ou pour certains modèles de petites MA, vous pourrez effectuer l’installation vous-même. En revanche, l’installation d’une MA intelligente nécessitera l’intervention d’un technicien mandaté par le fournisseur de machines à affranchir.